1. Zaplanuj swoją strategię postępowania podczas spotkania, biorąc pod uwagę potencjalne problemy, na przykład uczestników o silnej osobowości, którzy będą wymagali specjalnego podejścia. Przygotuj się starannie i zgromadź odpowiednie materiały.
2. Zadbaj o to, by nie było nieprzewidzianych przerw. Sprawdź salę konferencyjną, sprzęt, urządzenie sali i ustalenia dotyczące poczęstunku.
3. Jak najszybciej ucisz zebranych, powitaj ich i zwięźle przedstaw cel zebrania.
4. Zadawaj pytania wymagające szerszej odpowiedzi.
5. Nie trać kontroli nad przebiegiem zebrania, podsy­caj dyskusję, lecz pilnuj, by wypowiedzi uczestni­ków były krótkie i na temat.
6. Podsumuj najważniejsze poruszone kwestie.
7. Zakończ spotkanie w zaplanowanym czasie i po­dziękuj uczestnikom za ich wkład. Zaprotokołuj u- zgodnione decyzje i plany działania, a następnie rozdaj kopie protokołu uczestnikom zebrania.
Jeżeli jesteś uczestnikiem zebrania, to przedstawione poniżej wskazówki pomogą ci w tym, by twoja obecność na spotkaniu była pożyteczna i była źródłem zadowo­lenia.

Znacznie więcej zebrań zakończyło się fiaskiem z powo­du nieudolności niż stanowczości przewodniczącego. Wykorzystując tablicę do notowania pomysłów, zwię­kszamy szansę, że każdy z uczestników będzie mógł przedstawić swoją propozycję. Oczywiście część z nich zostanie od razu odrzucona, lecz warte rozważenia sta­ną się tematem wyważonej dyskusji.
Po owocnym zebraniu uczestnicy rozchodzą się z po­czuciem dokonania czegoś konstruktywnego i zbudo­wani na duchu. Jeśli chcesz mieć pewność, że przyszłe spotkania będą produktywne, sprawdź, czy stosujesz się do poniższych zaleceń.
JAK POPROWADZIĆ OWOCNE ZEBRANIE
1. Zwołuj zebranie tylko wtedy, gdy jest ono absolutnie konieczne. Zastanów się najpierw nad innymi for­mami komunikowania się.
2. Jasno określ cele spotkania. Czy są one MĄDRE?
3. Starannie dobierz uczestników zebrania. Zadaj sobie pytanie, co każdy z nich może wnieść.
4. Wybierz czas i miejsce odpowiadające większości uczestników.
5. Z dostatecznym wyprzedzeniem poinformuj wszy­stkich o celach, porządku, miejscu i czasie zebrania, tak aby mogli poczynić pewne przygotowania.

DECYZJA. Jest to najtrudniejsza część zebrania dysku­syjnego. Przewodniczący musi wyczuć moment, w któ­rym najlepiej jest zacząć domagać się podjęcia decyzji. Jeżeli zrobi to zbyt wcześnie lub zbyt późno, może wywołać niezadowolenie uczestników i niekorzystnie wpłynąć na proces podejmowania decyzji. Sytuacja ide­alna to taka, gdy decyzja zostaje podjęta jednomyślnie, a rolą przewodniczącego jest zorientowanie się, czy uda się to osiągnąć. Przy podejmowaniu ostatecznej decyzji ponownie przydaje się tablica, gdyż często pojawiają się wątpliwości, jakie rozwiązanie jest właściwe. Kiedy zbliża się moment decyzji, przedmiotem zainteresowa­nia zebranych stają się sformułowania zapisane w trak­cie dyskusji.
BRAK JEDNOMYŚLNOŚCI. Z różnych powodów kon­sensus może okazać się niemożliwy. W takim razie należy rozważyć jedno z poniższych rozwiązań.
Narzucenie decyzji. Przewodniczący, po wysłucha­niu dyskusji, może narzucić arbitralną decyzję. Ta­kie rozwiązanie ma sens wtedy, gdy ma on pewną władzę, na przykład jest kierownikiem działu.
Podkomisja. Powołuje się grupę roboczą, która na następnym zebraniu przedstawi swoje ustalenia.
Odroczenie. Dyskusję można odroczyć, dając ucze­stnikom czas na przemyślenie i dokładniejsze po­znanie tematu lub konsultacje z kolegami.
Głosowanie. Można również przeprowadzić głoso­wanie, na przykład przez podniesienie rąk. Jeżeli temat jest delikatny i uczestnicy nie chcą się narażać przez jawne głosowanie, to można rozważyć głoso­wanie tajne.

WSTĘP. Celem tej fazy jest skupienie uwagi zebranych na temacie, który ma być przedyskutowany. Na zebra­niach oficjalnych każda ze spraw zostaje przedstawiona przez wnioskodawcę wt formie wniosku. Natomiast w wypadku zebrań mniej oficjalnych najlepiej by było, gdyby dana kwestia była poruszana przez osobę zajmu­jącą się tą dziedziną na co dzień.
ZARYS SPOTKANIA. W tej fazie uczestnicy zgłaszają kwestie, co do których mają zapaść decyzje.
DEBATA. Podczas tej części zawiązują się sojusze i wy­jaśniane są różnice poglądów. Uczestnicy formułują swoje opinie lub się w nich utwierdzają. Przewodniczą­cy zebrania nie powinien ujawniać swoich poglądów przynajmniej do czasu, gdy dyskusja będzie już za­awansowana. Zazwyczaj jeden z mówców przedstawia własne propozycje, drugi swoje wątpliwości, a pozosta­li popierają jeden lub drugi puńkt widzenia, długo i za­wzięcie dyskutując. Często mniej śmiali uczestnicy po­wstrzymują się od zabrania głosu. Właśnie w takim wypadku przydatna okaże się tablica – przewodniczący prosi uczestników o podawanie pomysłów, które zosta­ją zapisane na arkuszu papieru. Ponieważ dopiero później zezwala na głosy krytyczne, szansa, że każdy wypowie swoje zdanie, jest większa.

Przedstaw je krótko i rzeczowo. Ta część zebrania po­winna normalnie zawierać zwięzłą relację z uzgodnio­nych działań, które zostały (lub nie zostały) podjęte od czasu ostatniego zebrania.
POMOCE WIZUALNE
Pomoce wizualne są bardzo przydatne w kontrolowaniu przebiegu zebrania. Na przykład gdy grupa liczy około dwudziestu osób, można wykorzystać tablicę z przypi­nanymi arkuszami papieru. Zapisujemy na niej pomy­sły i punkty do dyskusji, dzięki czemu uczestnicy ma­ją je przez cały czas przed oczyma, a jednocześnie tworzy się w ten sposób szkielet późniejszego sprawoz­dania.
DYSKUSJA
Osoby, które od niedawna przewodniczą zebraniom, zazwyczaj z drżeniem oczekują fazy dyskusji. Jednym z głównych problemów jest zdecydowanie, kiedy nale­ży naciskać na podjęcie ostatecznej decyzji. Rzeczywi­ście wyczucie tego momentu odgrywa dużą rolę.

Bądź punktualny:
To od początku umożliwi przejęcie przewodnictwa i nawiązanie porozumienia z uczestnikami. Dobrze jest również przyjść wcześniej, gdyż pozwala to wstępnie porozmawiać z pewnymi osobami lub przedyskutować zagadnienia, które mogłyby sprawiać trudności pod­czas samego zebrania. Jeżeli nie wydarzy się nic nie­przewidzianego, zawsze rozpoczynaj zebranie w wy­znaczonym czasie. Świadczy to o profesjonalizmie, a także szacunku wobec uczestników.
Rozmieszczenie:
Zastanów się nad rozmieszczeniem uczestników. To, gdzie ludzie siedzą, może wpłynąć na atmosferę i efek­tywność spotkania. Przewodniczący, który chce mieć wpływ na tę sprawę, powinien rozłożyć karteczki z na­zwiskami, wskazujące, gdzie poszczególne osoby mają usiąść.
Nadawaj ton:
Podczas wygłaszania uwag wstępnych przewodniczą-
cy nadaje ton całemu zebraniu. Należy wtedy omówić również sprawy porządkowe – ewentualny poczęstu­nek, czas zakończenia, kwestię palenia papierosów itp. Staraj się być rzeczowy, lecz przyjacielski. Miej stale na uwadze cel, który chcesz osiągnąć.

Spotkania informacyjne zwołuje się po to, by szyb­ko zbierać i przekazywać dokładne informacje dużej liczbie osób. Dzięki takiej metodzie-unika się zniekształ­cania wiadomości, do czego często dochodzi, gdy wę­drują one od jednej osoby do drugiej. Przykładem mo­że być zebranie zwołane W momencie, gdy firma ma zamiar ogłosić redukcję zatrudnienia w swoich trzech głównych zakładach. Można wtedy zaplanować spotkania tego samego dnia i o tej samej godzinie we wszystkich trzech zakładach, tak aby kierownictwo fir­my mogło ogłosić tę wiadomość jednocześnie całej za­łodze.
Narady organizuje się wtedy, gdy osoba odpowiedzial­na za podejmowanie decyzji chce poznać zdanie pozo­stałych zainteresowanych osób, uzyskać pomoc w roz­wiązaniu problemu lub usłyszeć sugestie dotyczące alternatywnego sposobu działania. Zebrania budujące współpracę zespołu pozwalają jego członkom uzyskać pomoc w rozwiązywaniu proble­mów, dostarczają różnych form wsparcia, zachęcają ich do udziału w sprawach całego zespołu (np. tworzenie grup roboczych do spraw jakości). Chcąc zmniejszyć przeżywany stres, przygotuj się do­brze do zebrania. Jeżeli zastosujesz się do przedstawio­nych poniżej wskazówek, przyszłe spotkania, których będziesz przewodniczącym lub uczestnikiem, mogą być bardziej produktywne.